Tipps zum Praxismanagement

Auch Ärzte sind verpflichtet wirtschaftlich zu arbeiten. Dabei ist es für Praxisinhaber nahezu unmöglich alle ökonomischen Gesetze, Richtlinien und Vereinbarungen im Blick zu haben. Hilfe bietet der Verband der niedergelassenen Ärzte in Form einer Broschüre an. Das Schriftstück „Wirtschaftlichkeit in der ärztlichen Praxis“ soll helfen, Regressforderungen sowie bürokratischen Frust zu vermeiden. Der Wegweiser durch den Paragraphen-Dschungel kostet für Nichtmitglieder des NAV-Virchow Bundes 9 Euro und ist u.a. über www.nav-virchowbund.de zu bestellen.

Bei Rechnungsbeträgen bis zu 150 Euro müssen Sie neben Ihrem Namen und Ihrer Anschrift das Ausstellungsdatum, Ihre Leistung und den darauf entfallenden Steuerbetrag (z. B. „enthält 19 % MwSt.“) angeben. Bei Steuerbefreiung auch noch einen Hinweis darauf.

Erst bei höheren Beträgen sind nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Beträge, Termin der Leistungserbringung, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer (evtl. Umsatzsteuer-ID) zusätzlich anzugeben. Auch Name und Adresse des Empfängers müssen dann auf die Rechnung.

Werbung ist mittlerweile auch für Ärzte erlaubt. Doch nur wenige Mediziner nutzen das. In vielen Fällen ist das auch unsinnig. Vor allem Praxen im Landgebiet können darauf meistens verzichten. Doch wenn Sie ein so genanntes Alleinstellungsmerkmal haben, dass Sie von Ihren Kollegen abhebt, könnte eine Anzeige o.ä. Sinn machen. Das ist z.B. dann der Fall, wenn Sie als Einziger weit und breit auch Akupunktur anwenden, in Ihrer Praxis außer Englisch eine weitere Fremdsprache gesprochen wird oder Sie besondere Öffnungszeiten anbieten.

Auch wenn Ihr Interesse vorrangig der medizinischen Versorgung gilt, kommen Sie nicht umhin, auf die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis zu achten. Dafür können Sie die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Ihres Steuerberaters nutzen. Für die Errechnung der so genannten Umsatzrentabilität schauen Sie unter dem Abschnitt „Betriebseinnahmen“ auf die „Summe der Erlöse“ (=Umsatz). Das vorläufige Ergebnis am Ende der Aufstellung ist Ihr Gewinn (ohne Steuerabzüge, Altersvorsorge etc.). Teilen Sie den Gewinn durch den Umsatz und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100. Eine gesunde Praxis kommt auf eine Kennzahl von mindestens 30.

Zu den Betriebskosten einer Arztpraxis trägt nicht unerheblich der Energieverbrauch bei. Hier lassen sich durch Modernisierung erhebliche Einsparungen realisieren. Öl- oder Gaskessel mit einer Betriebszeit von zwanzig Jahren sollten gegen einen Brennwert- oder Niedrigtemperaturkessel ausgetauscht werden. Die alten Geräte arbeiten nicht nur uneffizient, sondern sind in der Regel auch überdimensioniert.

Zudem sollten Sie prüfen, ob Sie bei der Nutzung elektronischen Inventars Einsparungen vornehmen können. Ergometer und andere Apparate über das Wochenende auszuschalten, führt schnell zu jährlichen Einsparungen im vierstelligen Bereich.

Wann arbeitet eine Praxis wirtschaftlich? Laut Statistischem Bundesamt fallen für einen Hausarzt jährlich knapp 124.000 Euro Kosten an. Dieser Durchschnittswert einer Einzelpraxis beinhaltet Miete, Mitarbeiter, Ausstattung und andere übliche Ausgaben. Das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung geht von einer Jahresarbeitszeit von 2.750 Stunden aus. Zusammen ergeben diese Daten einen durchschnittlichen Kostenfaktor von rund 45 Euro pro hausärztlicher Arbeitsstunde. Erst bei Einnahmen darüber beginnt die Gewinnzone.

Viele Praxen führen ein „Kassenbuch“, das die Ein- und Ausgänge der Praxiskasse dokumentiert. Nicht selten entstehen dabei Fehler, weil doch immer wieder jemand vergisst, eine Einzahlung oder eine Entnahme aufzuschreiben. Das ist in der Regel auch nicht schlimm, weil meistens unbürokratisch wieder ausgeglichen wird.

Bei einer Betriebsprüfung wird ein offizielles Kassenbuch jedoch genau geprüft. Wird dabei ein negativer Kassenstand festgestellt, gehen Prüfer häufig davon aus, dass Einnahmen nicht erfasst wurden und veranlassen Zuschätzungen. Einfache Abhilfe für dieses Problem: Nennen Sie das Kassenbuch einfach anders, z.B. „Barzahlungen“. Dann haben formale Fehler keine Sanktionen zur Folge.

Zinsen, die Sie im Rahmen Ihrer Praxisführung zahlen, gelten als Betriebsausgaben. Wenn Sie ein Konto sowohl betrieblich als auch privat nutzen, erkennt das Finanzamt i. d. R. Ihre Zinsausgaben nicht an. Begründung: Es ist nicht klar, ob die Zinsen betrieblich oder privat verursacht sind. Führen Sie deshalb mindestens zwei Konten. Eines für die Praxis und eines privat.

Zahlen Sie auf Ihrem Betriebskonto mehr als 2.050 Euro Überziehungszinsen pro Jahr, geht das Finanzamt von einer „Überentnahme“ aus. D. h., es nimmt an, dass Sie sich privat deutlich mehr auszahlen, als Ihre Praxis an Gewinn zulässt. Die Folge: 6% des Saldos der Überentnahme müssen Sie dann als Gewinn buchen. Damit erhöht sich Ihre Steuerabgabe entsprechend.

Damit Ihre betriebliche und private Kontoführung nicht durcheinander kommt, sollten Sie drei Konten führen. Auf das erste Konto werden alle Einnahmen gezahlt. Es bleibt immer im Plus. Von hier aus überweisen Sie fällige Beträge auf Konto Nummer Zwei. Dieses wird ausschließlich für Betriebsausgaben genutzt. Private Nutzung ist tabu! Überziehungszinsen hierfür können Sie bis zu 2.050 Euro pro Jahr steuerlich geltend machen. Das dritte Konto ist Ihr Privatkonto. Hierhin fließen die Entnahmen von Konto Nummer Eins. So bleiben Sie gegenüber dem Finanzamt sauber und nutzen Steuervorteile.

Ein flüchtiger Blick auf die Einkommensteuererklärung gibt Anlass zur Freude. In der Regel steht dort unter „Einnahmen“ ein sechsstelliger Betrag. Doch leider ist das nicht der Gewinn, den Ihre Arbeit eingebracht hat. Und schon gar nicht das Einkommen. Letzterer ergibt sich, wenn Sie von Ihrem Umsatz, der den Praxiseinnahmen entspricht, alle angefallenen Kosten abziehen: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn. Doch das ist nicht Ihr Einkommen.

Für Ihr zu versteuerndes Einkommen werden zunächst alle Einkünfte (u. a. der Gewinn aus der Praxis, Kapitalvermögen und Einkünfte aus Vermietungen) zusammengerechnet. Dann werden Freibeträge, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen abgezogen. Das Ergebnis ist das Einkommen, das es zu versteuern gilt.

Als Privatkunde können Sie Ihre Bank auch nach acht Wochen noch auffordern, eine unberechtigte Abbuchung rückgängig zu machen. Als Praxisinhaber müssen Sie – wie alle Geschäftskunden – Ihre Kontoauszüge regelmäßiger prüfen. Wenn zum Beispiel der Stromversorger Ihrer Praxis eine Lastschrift veranlasst hat, mit der Sie nicht einverstanden sind, sollten Sie unverzüglich die Rückbuchung fordern. Denn laut Bundesgerichtshof kann Ihre Bank davon ausgehen, „dass die Kontobewegungen zeitnah nachvollzogen und überprüft werden“ (Az.: XI ZR 152/09)

Viele Praxis-Inhaber erteilen für einen reibungsloseren Ablauf der Praxis-Geschäfte Bankvollmachten an vertraute Mitarbeiter oder Angehörige. Die wichtigsten Empfehlungen dazu in aller Kürze:

• Um die Vollmacht zu erteilen, müssen Sie einmal gemeinsam mit Ihrem Bevollmächtigten in die Bank gehen. Am besten vorher Termin vereinbaren.
• Standardformulierungen der Bankformulare unbedingt prüfen und ggf. anpassen lassen.
• zu prüfen: Darf Bevollmächtigter unbegrenzt abheben oder überweisen?
• zu prüfen: Ist die Vollmacht zeitlich befristet?
• zu prüfen: Darf Bevollmächtigter Untervollmachten erteilen (sehen manche Standardformulare vor)
• und abschließend: Geben Sie Ihre Bankgeschäfte niemals komplett aus der Hand. Behalten Sie – ungeachtet allen Vertrauens in Ihre Bevollmächtigten – immer einen Blick auf Ihre Finanzgeschäfte.

Wussten Sie das? Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden. Das gilt für Ihre private Steuererklärung als auch für die Ihrer Praxis. Wichtig dabei: Sie müssen im Fall des Falles die Originale (z.B. Quittungen oder Rechnungen) vorweisen können, keine Kopien. Auch wenn die Wahrscheinlichkeit so später Steuernachprüfungen gering ist, ist es absolut ratsam, diese Aufbewahrungspflicht ernst zu nehmen. Übrigens: Quittungen aus Thermopapier (z.B. Portokosten bei der Post) vergilben recht schnell. Davon am besten gleich eine Kopie ziehen und beides zusammenheften.

Das Finanzamt darf nur in gesetzlich erforderliche Aufzeichnungen Einblick verlangen. Aus diesem Grund müssen Sie zwar Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnungen zur Überprüfung bereitstellen. Sollten Sie allerdings weitere – gesetzlich nicht vorgeschriebene – Daten sammeln, so dürfen Sie diese nach einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofes dem Fiskus verweigern. So ist z. B. eine freiwillige elektronische Bestandsbuchhaltung vor dem Zugriff des Finanzamtes sicher (Az.; VIII R 80/06).

Gerade größeren Praxen kann es durchaus mal passieren, dass es zu einer Steuerprüfung kommt. Wie diese dann verläuft, hängt neben objektiven Kriterien auch von beeinflussbaren Faktoren ab. Ein Experte gab dazu kürzlich folgende Tipps:

Seien Sie kooperativ und freundlich. Ein missgünstiger Steuerprüfer findet mehr als ein wohlgesonnener.

Lassen Sie Fragen nur durch Ihren Steuerberater beantworten. Es ist ein beliebtes Mittel von Steuerprüfern, im zwanglosen Gespräch auch Mitarbeiter zu befragen – und dabei viel zu erfahren.

Lassen Sie die Hände von Bestechungsversuchen! Selbst eine zu üppige kulinarische Zuwendung (Einladung zur Mittagspause ins Sterne-Restaurant) kann als solcher ausgelegt werden.

Wenn niedergelassene Ärzte an einer Fortbildungsveranstaltung teilnehmen, die auch eine private Komponente enthält, sind die Kosten trotzdem steuerlich absetzbar. Zumindest anteilig. Das hat unlängst der Bundesfinanzhof in einem Grundsatzurteil bestätigt.

Ein solcher Fall kann zum Beispiel auftreten, wenn man eine beruflich motivierte Fortbildung im Ausland absolviert, obwohl die gleiche Fortbildung auch hierzulande angeboten wird. Liegt dann der Zeitanteil für den beruflichen Teil der Reise bei mehr als der Hälfte, sind die Aufwendungen mindestens anteilig von der Steuer absetzbar.

Als Praxisinhaber können Sie Reise- und Fortbildungskosten steuerlich geltend machen, wenn diese betrieblich veranlasst sind. So sind bei einem Kongressbesuch z.B. Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten absetzbar.

Reisen jedoch Personen mit, für die es keine berufliche Veranlassung gibt, unterstellt das Finanzamt meistens einen privaten Anlass. Zu diesem Personenkreis zählen Ehegatten, Lebensgefährten und andere Familienangehörige. Wenn diese in der Praxis beschäftigt sind, ist die steuerliche Anerkennung allerdings in der Regel gewährleistet.

Dass Kongressreisen für Ärzte steuerlich absetzbar sind, ist bekannt. Schwierig wird es aber, wenn Ihre Reisezeit die eigentliche Tagungszeit deutlich überschreitet. Dann vermutet der Fiskus „Privates“ und erkennt die Reisekosten womöglich nur noch teilweise an.

Folgende Nachweise helfen Ihnen, das zu vermeiden:

• Sie erwerben vor Ort Fortbildungspunkte und können das auch nachweisen.
• Sie sind Redner oder Delegierter und können das nachweisen.
• Sie lassen sich die Teilnahme an den verschiedenen Einzelveranstaltungen „quittieren“.
• Legen Sie am besten auch die vollständigen Seminarpläne zu den Steuerunterlagen.
• Bewahren Sie für etwaige Steuerprüfungen alle sonstigen Unterlagen vorsichtshalber auf (auch handschriftliche Notizen, Teilnehmerlisten etc.)

In vielen Arztpraxen unterstützen Familienangehörige den Betrieb. Oft ist es die Ehefrau, die in der Praxis als Mitarbeiterin geführt wird.

Damit sich die Entlohnung für die Gattin als eine Steuer mindernde Betriebsausgabe auswirkt, muss ein Arbeitsvertrag geschlossen werden. Dabei muss sich die Höhe des Gehalts daran orientieren, was üblicherweise für deren Arbeitsbereich gezahlt wird. Das Geld sollte auf ein Konto überwiesen werden, zu dem der Praxisinhaber keinen Zugang hat. Außerdem muss die Tätigkeit tatsächlich im beschriebenen Umfang ausgeübt werden.

Bis zu 110 Euro (inkl. MwSt.) kann ein Arzt seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei Betriebsveranstaltungen steuerfrei zukommen lassen – pro Event und Arbeitnehmer. Liegt die Zuwendung darüber, so ist der gesamte Betrag dem Gehalt hinzuzurechnen. Sie wird damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. In dem Fall können die Kosten allerdings pauschal mit 25 Prozent durch den Arzt versteuert werden. Eine Sozialversicherungsabgabe entfällt dann.

In einer Fachzeitschrift „Der Allgemeinarzt“ wurden kürzlich von einem Experten die wichtigsten Tipps beim Umgang mit Belegen in der Arztpraxis zusammengefasst. Sie lauten:

• das gesamte Team in Umgang mit Belegen (vor allem ordnungsgemäße Ablage) einweisen
• nur einen Mitarbeiter mit Federführung (Kontrolle der Ein- und Ausgänge) beauftragen
• Belege müssen im Original vorliegen, Einscannen ist für das Finanzamt tabu
• bei Bareinkäufen und verlorenem Beleg: „Eigenbelege“ anfertigen (Datum, Ware, Betrag)

Wer sein Praxiskonto online führt, reduziert den Verwaltungsaufwand. Doch Vorsicht bei der Speicherung von Kontoauszügen! Das Finanzamt erkennt nämlich keine PDF-Dateien an, die von den Finanzinstituten verschickt werden. Und auch von Ihnen nachträglich ausgedruckte Kontoauszüge werden nicht akzeptiert. Allein die Originalbelege der Bank bestehen vor den Augen des Fiskus. Gleichzeitig müssen Kontoauszüge für Prüfungszwecke zehn Jahre verfügbar sein. Da empfiehlt es sich, von der Bank monatliche Sammelkontoauszüge in Papierform zu fordern – und diese wie gehabt händisch in Ordnern abzuheften.

„Keine Buchung ohne Beleg!“ Dieser steuerrelevante Grundsatz lässt sich nicht immer einhalten. Deshalb: Keine Regel ohne Ausnahme. Sollte Ihnen eine Quittung abhanden kommen, dürfen Sie sich mit einem Eigenbeleg behelfen. Damit das Finanzamt ihn anerkennt, sollte er folgende Angaben enthalten: Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift, Art und Datum der Aufwendung, die Kosten sowie den Grund für den Eigenbeleg. Hilfreich ist es, z.B. eine Preisliste oder einen anderen Behelfsbeleg über den Preis beizufügen. Vergessen Sie nicht, den Eigenbeleg mit Datum zu versehen und zu unterschreiben!

Bewahren Sie Praxismaterialien auf dem Dachboden auf? Haben Sie zuhause ein Arbeitszimmer, das Sie auch beruflich nutzen? Dann handelt es sich steuerrechtlich um betrieblich genutzte Flächen, die Sie als Betriebsausgaben absetzen können. Insbesondere das erste Beispiel wird häufig vergessen.

Für eine Auseinandersetzung mit der KV mussten Sie einen Anwalt beauftragen? Dann sind die Kosten für den Juristen als Betriebsausgaben absetzbar. Das gleiche gilt, wenn Sie einen Anwalt in einem Arbeitsgerichtsprozess bezahlen müssen. Voraussetzung in beiden Fällen: Der Prozess hing mit Ihrer Praxis zusammen. Bei privaten Gerichtsstreitigkeiten – z. B. mit Nachbarn oder Unfallgegnern – werden die Anwaltskosten vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt.

Es klingt ein bisschen abstrus, aber reine Druckergeräte und Kombigeräte (z.B. Druckfunktion plus Scanner oder Kopierer) werden steuerlich unterschiedlich abgeschrieben. Ein Drucker über drei Jahre, die Kombigeräte sofort in einem Rutsch.Der Grund: Kombigeräte gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter, die im Jahr des Erwerbs in voller Höhe als Betriebskosten zu veranlagen sind. Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist aber nur dann eines, wenn es unabhängig von anderen Geräten ist. Das ist bei einem Kopierer oder Scanner der Fall. Bei einem reinen Drucker hingegen nicht, denn der braucht einen angeschlossenen Computer. Deshalb – wie auch beim Computer: Abschreibung über drei Jahre.Und nein, das deutsche Steuerrecht passt nicht auf einen Bierdeckel.

Beiträge zu einer Praxis-Ausfall-Versicherung können nicht als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden (AZ. VIII R 6/07). Die Versicherung, die einem krankheitsbedingt arbeitsunfähigen Arzt die fortlaufenden Kosten der Praxis ersetzt, sei Bestandteil der privaten Lebensführung, urteilten die Richter. Kleiner Trost: Sollte es zur Arbeitsunfähigkeit kommen, sind die gezahlten Leistungen dementsprechend keine Betriebseinnahmen – und müssen nicht als solche versteuert werden.

Niedergelassene Ärzte ordnen ihr Dienstfahrzeug i. d. R. dem Praxisvermögen zu. Wenn Sie kein Fahrtenbuch führen, setzt das Finanzamt monatlich 1% des Bruttolistenpreises als Einkommen an. Bei mehreren Wagen gilt diese Regelung für jedes Fahrzeug. Das kann vor allem bei mehreren gebraucht gekauften Fahrzeugen kostspielig sein, da ein Wert angenommen wird, der für den Betreiber nie bestanden hat. Der Bundesfinanzhof hat den mehrfachen Ansatz der 1%-Regelung gebilligt (Az.: VIII R 24/08). In diesem Fall ist deshalb das Führen eines Fahrtenbuches – trotz des Aufwandes – ratsam.

Über Jahre hat Ihr Praxisfahrzeug treu seine Dienste getan, nun ist es komplett abgeschrieben. Wie wird es ab jetzt vom Finanzamt behandelt? Wenn Sie kein Fahrtenbuch führen, wird nach wie vor die 1%-Regelung angewendet – unabhängig vom Alter des Fahrzeugs und der Abschreibung. Das bedeutet, dass Ihnen monatlich 1% vom Listenpreis (nicht vom Kaufpreis!) als Einkommen angerechnet wird, also 12% pro Jahr. Dabei muss die berufliche Nutzung mehr als die Hälfte betragen. Lohnt sich das für Sie noch?

Im Frühjahr werden viel Neuwagen zugelassen. Wer sein Praxisfahrzeug auch privat nutzt, muss ein Fahrtenbuch führen. Wem dieser Aufwand zu viel ist, kann seinen PKW nach der Ein-Prozent-Regelung versteuern. Dann setzt das Finanzamt monatlich ein Hundertstel des Listenpreises als geldwerten Vorteil an. Diese pauschale Regelung ist verfassungsgemäß, auch wenn viele Autos mit erheblichen Rabatten verkauft werden und somit weniger Steuern zu zahlen wären. Das hat das niedersächsische Finanzgericht in Hannover entschieden (Az.: 9 K 394/10). Wer sein Fahrzeug sehr günstig erstanden hat, spart also, wenn er sich die Mühe einer Fahrtenbuch-Dokumentation macht.

Leider gibt es für Ärzte keine Privilegien bei der Fahrtenbuchführung. Die Verpflichtung zur Schweigepflicht reicht nicht aus, um die Maßstäbe für Ärzte herabzusetzen. Nach einem aktuellen Urteil gelten für sie dieselben Grundsätze wie für andere Berufstätige, nur die allgemeinen Erleichterungen für Vielfahrer können geltend gemacht werden. Um zu vermeiden, dass das Finanzamt statt einer betrieblichen Nutzung die Privatnutzung mit monatlich 1% vom Bruttolistenpreis Ihres Autos ansetzt, sollten Sie den Patientennamen, zumindest aber die Straße oder alternativ eine Patientennummer zusammen mit dem Gesamtkilometerstand zeitnah im Fahrtenbuch eintragen. Entscheidend ist, dass sich der aufgesuchte Patient oder Geschäftspartner hieraus entweder zweifelsfrei ergibt oder unter Zuhilfenahme von Unterlagen einfach ermitteln lässt. Wenn Ihnen das alles zu aufwändig ist, können Sie auch zum (finanziell ungünstigeren) pauschalen Listenpreisansatz greifen. So gilt z.B. die Voraussetzung zum Nachweis der überwiegend betrieblichen Nutzung des PKWs bei berufsbedingten typischen Reisetätigkeiten für einen Landarzt als erfüllt.

Wenn Sie ein Praxisgut nicht kaufen sondern leasen, bleibt es Eigentum der Leasing-Gesellschaft. Es gehört deshalb nicht zum Anlagevermögen Ihrer Praxis. Die Raten, die Sie zahlen, sind Betriebsausgaben, die sofort abgezogen werden. Haben Sie einen Leasing-Vertrag von weniger als fünf Jahren abgeschlossen und eine Sonderzahlung zu Beginn vereinbart, können Sie die komplette Sonderzahlung im Jahr der Bezahlung als Betriebsausgabe geltend machen. Abschlusszahlungen sind in dem Jahr als Betriebsausgabe abzugsfähig, in dem das Praxisgut an das Leasing-Unternehmen zurückgegeben wird.

Viele Ärzte engagieren sich als Betreuer in Herzsport- oder Reha-Gruppen. Diese nebenberuflichen Tätigkeiten sind bis zu 2.100 Euro jährlich einkommensteuerfrei. Voraussetzung ist eine „pädagogische Ausrichtung“. Diese ist gegeben, wenn „auf den Ablauf der Übungseinheiten und die Übungsinhalte aktiv Einfluss“ genommen wird, erläutert das Bayerische Landesamt für Steuern. Mit anderen Worten: Die Steuerbefreiung gibt es, wenn Sie sich als Übungsleiter betätigen.

Wer Fachliteratur für die Praxis absetzen will, muss klare Belege erbringen. Der Bundesfinanzhof hat die Vorgaben des Nachweises verschärft (Az.: VIII R 27/08). Die Quittung muss den Titel des Buches beinhalten und der Käufer muss die Zahlung nachweisen. Letzteres kann z.B. durch einen Buchungsbeleg des Kontos erfolgen. Wer Quittungen an jemanden anderen weiter gibt oder Fremdbelege einreicht, riskiert ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro.

Als Mediziner sind Sie nicht (mehr) grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Seit 2009 gilt die Befreiung nur noch für „Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Tätigkeit als Arzt“ erbracht werden. Laut Finanzamt muss eine „ärztliche Heilbehandlung“ ein medizinisch-therapeutisches Ziel verfolgen, also der Bekämpfung einer Krankheit dienen. Das ist nach Auffassung der Finanzverwaltung z.B. bei einer Ernährungsberatung oder einem Gutachten über Berufstauglichkeit nicht der Fall. Es ist also ratsam, mindestens einmal jährlich die Praxisleistungen mit dem Steuerberater auf Umsatzsteuerpflicht zu überprüfen. Die gute Nachricht: Bis zu einer Jahressumme von 17.500 Euro sind Sie von der Umsatzsteuer befreit.

Erbringt ein Arzt umsatzsteuerpflichtige Leistungen, ist er grundsätzlich dazu verpflichtet, in seinen Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen, Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben und entsprechende Vorauszahlungen zu leisten. Außer wenn die Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 Abs. 1 UStG) zum Tragen kommt, die den Arzt wie eine Privatperson behandelt und ihn von der Umsatzsteuer befreit. Die Kleinunternehmer-Regelung gilt dann, wenn die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro betrugen und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro (jeweils inklusive Umsatzsteuer) voraussichtlich nicht überschreiten werden – was nach den Verhältnissen zu Jahresbeginn zu beurteilen ist. Wird die Grenze dann doch überschritten, kann das Finanzamt nur im Fall der Bösgläubigkeit die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung nachträglich versagen.

Wann sind IGeL umsatzsteuerpflichtig? Der konkreten Beantwortung dieser Frage durch einen entsprechenden Katalog entzieht sich die Finanzverwaltung. Somit tragen Sie als Arzt das Risiko, dass im Rahmen einer Außenprüfung die Umsatzsteuerpflicht einzelner Leistungen festgestellt wird und sich daraus Umsatzsteuer-Nachzahlungen ergeben können. Dies ist grundsätzlich dann der Fall, wenn die Leistung „nur“ dem Wohlbefinden oder der Schönheit des Patienten dient und nicht der Behandlung von Krankheiten. Bei einer Ernährungsberatung oder einer Raucherentwöhnung etwa müssen Sie nachweisen, dass aufgrund einer Adipositas bzw. des Nikotinabusus‘ Behandlungsbedarf besteht.

Es empfehlen sich also schon vorbeugend eine umfangreiche Befunddokumentation und ein Vermerk in der Patientenkartei, warum es sich bei dem betreffenden Patienten um eine umsatzsteuerfreie Heilbehandlung handelt.

Niedergelassene Ärzte sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit. Dennoch erbringt nahezu jeder Mediziner auch umsatzsteuerpflichtige Leistungen. Dazu gehören z.B. Atteste zur Kindergartentauglichkeit, Vortragstätigkeiten und einige IGeL. Denn diese dienen nicht dem Schutz oder der Wiederherstellung der Gesundheit. Dennoch müssen Sie wahrscheinlich keine Umsatzsteuererklärung abgeben. Denn laut „Kleinunternehmerregelung“ entfällt die Pflicht, wenn Ihre umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen 17.500 Euro nicht übersteigen.

Für Ärzte kann es in manchen Fällen vorteilhaft sein, auf die umsatzsteuerbefreiende Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 Abs. 1 UStG) zu verzichten. Nämlich dann, wenn den umsatzsteuerpflichtigen IGeL-Einnahmen umfangreiche umsatzsteuerpflichtige IGeL-Ausgaben (z.B. für Geräte und anderes Material) gegenüberstehen. Deren Umsatzsteueranteil mindert über einen Abzug bei den Umsatzsteuervoranmeldungen die eigene Steuerschuld.

Übersteigen Ihre Umsatzsteuer-Ausgaben zeitweise Ihre Umsatzsteuer-Einnahmen, ergibt sich für Sie sogar ein Rückerstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt.

Wenn es schnell gehen soll – und das soll es im Praxisalltag häufig – leidet oft die Dokumentation von Behandlungen. So wird z.B. ein Aufklärungsgespräch beizeiten als selbstverständlich angesehen und deshalb nicht extra schriftlich festgehalten. Doch grundsätzlich sollten Ärzte alles, was wichtig ist, auf der Karteikarte notieren. Dazu gehört auch die Aufklärung.

Diese Dokumentation ist unter Umständen sehr wichtig, wenn es zu Vorwürfen kommt. Bei juristischen Auseinandersetzungen ist sie ein zentrales Beweismittel.

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie alle erbrachten Leistungen dokumentieren! Denn Ihre KV darf Leistungen, die nicht nachgewiesen sind, komplett streichen. Nicht ersichtliche Behandlungsleistungen sind so zu bewerten, als wären sie nicht erbracht worden.

Das hat das Sozialgericht Marburg noch einmal betont (Az.: S 12 KA 768/09). Kommt es deshalb zu einem Rechtstreit mit der KV, können Sie die Dokumentation nicht mehr nachreichen oder ergänzen.

Aufbewahrungsfristen sind ein leidiges Thema in Arztpraxen. Die wichtigsten Unterlagen müssen eine volle Dekade gelagert werden. Doch einige Dokumente kommen mit fünf Jahren Frist aus. Dazu gehören allgemeine Personalunterlagen, Belege über die Unterweisung von Praxismitarbeitern und das Medizinproduktebuch mit dem Bestandsverzeichnis. Auch die Unterlagen über die Strahlenschutzprüfung von Röntgengeräten müssen nur ein halbes Jahrzehnt aufbewahrt werden.

Wenn Sie bei einzelnen Patienten Medikamente verordnen, die sehr teuer sind und für die es theoretisch auch preiswertere Alternativen gäbe, muss man potentiell immer mit lästigen Nachfragen der Prüfungsstelle rechnen. Bestes Gegenmittel ist eine gute Dokumentation. Die Benennung der Indikation und eine Verschriftlichung der Gründe für die teure Verordnung. Zum Beispiel das hohe Alter, aufgetretene Nebenwirkungen bei einem Alternativmittel oder auch eine Demenz (einfacher Einnahmemodus).

„ICD-10-GM“: So sperrig wie ihr Name ist auch der Umgang mit der internationalen Klassifikation der Krankheiten. Sie enthält unübersichtliche 16.000 Codes, die für die tägliche Kodierung von Diagnosen wichtig sind.

Das Zentralinstitut für kassenärztliche Versorgung (ZI) hat deshalb einen Thesaurus angelegt, der auf die Bedürfnisse von Hausärzten spezialisiert ist. Wenn Sie sich die Kodierarbeit erleichtern möchten, können Sie unter www.zi-berlin.de eine „Kitteltaschen-Version“ bzw. „Schreibtisch-Auflage“ des Verzeichnisses herunterladen. Dort gibt es auch entsprechende Kodierhilfen für Fachärzte.

In der Regel nur bei „medizinisch nicht indizierten“ IGeL-Leistungen.

Die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ist im Mai 2010 in Kraft getreten. Sie legt dem Dienstleistungserbringer neben den bereits bestehenden Informationspflichten weitere Informationspflichten auf, unter anderem sind Angaben zur Berufshaftpflichtversicherung zu machen.

Ärzte sind von der DL-InfoV in der Regel nicht betroffen, bzw. immer dann nicht, wenn sie ihre Leistungen unter der Berufsbezeichnung "Arzt" gegenüber Patienten erbringen, um deren Gesundheitszustand zu beurteilen, zu erhalten oder wiederherzustellen. Sofern IGeL-Leistungen diese Voraussetzungen erfüllen, lösen auch sie keine Angabepflicht aus.Anders sieht es bei medizinisch nicht indizierten Eingriffen aus, etwa im Bereich der "Schönheitsmedizin".

Akten und Karteikarten sind die klassischen Träger von Patientendaten. Auch moderne Praxen sind nicht komplett papierlos. Es gibt also in jeder Arztpraxis genug Papier, das irgendwann sicher entsorgt werden muss. Am einfachsten ist das mit einem handelsüblichen Aktenvernichter. Bei großen Mengen muss ein Entsorgungsunternehmen beauftragt werden.

Aber Vorsicht! Sie dürfen das Papier nicht einfach an den Entsorger übergeben und diesen dann machen lassen. Stattdessen müssen Sie den Vernichtungsvorgang selbst überwachen oder durch eine Mitarbeiterin kontrollieren lassen. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Datenvernichtung liegt allein beim Praxisinhaber.

Gutachten erfordern Mehraufwand, bringen aber auch zusätzliches Honorar: Für die Abrechnung von Gutachten für private Versicherer und Selbstzahler gilt die GOÄ als Orientierung. Eine kurze Bescheinigung wird nach Ziffer 70, ausführlichere Gutachten nach Ziffer 80 honoriert. Da es keinen Versorgungsauftrag gibt, lässt sich auch eine individuelle Vergütung aushandeln. Wenn gesetzliche Krankenkassen anfragen, rechnen Sie nach EBM-Ziffer 01610 bis 01623 ab.

Lassen Sie sich bei Gutachten für Versicherungen schriftlich von Ihrer Schweigepflicht entbinden. Und legen Sie dieses Dokument als Kopie bei. Achten Sie beim Erstellen des Gutachtens darauf, dass Sie alles angeben, was Sie wissen. Denn auch wenn es nur ein Versehen war: Verschweigen Sie etwas, so können im Versicherungsfall eventuell Regressforderungen auf Sie zukommen. Besprechen Sie deshalb mit dem Patienten Ihre Angaben.

Die ärztliche Schweigepflicht ist ein wesentliches Kriterium bei der Erstellung von Gutachten. Fordert eine Dienststelle ein Gutachten an, sollten Sie auf die Formulierung „aus gesundheitlichen Gründen erforderlich“ zurückgreifen. Die genaue Diagnose müssen Sie einem Arbeitgeber oder einer Behörde in der Regel nicht mitteilen. Informieren Sie diese über die Einsatzfähigkeit Ihres Patienten, eventuelle Einschränkungen und den Zeitpunkt der Wiederholungsuntersuchung. Dann haben Sie Ihrer Schweigepflicht genüge getan.

Auch als Arzt dürfen Sie mittlerweile für sich werben. Dabei sollten Sie allerdings ein paar Regeln einhalten. So ist es Ärzten nicht erlaubt, die Markennamen medizinisch-technischer Geräte zu nennen, mit fremd- oder fachsprachlichen Begriffen zu werben oder Tätigkeitsschwerpunkte anzupreisen, die mit weiterbildungspflichtigen Bezeichnungen verwechselt werden können. In Ihrer Außendarstellung dürfen Sie aber ohne weiteres auf regelmäßige Leistungen und Zusatzbezeichnungen hinweisen, organisatorische Mitteilungen (z. B. über spezielle Untersuchungen) veröffentlichen und auch über persönliche Merkmale („Sympathiewerbung“) informieren.

Die gute alte Zeit, in der Patienten Ihrem Arzt ein Leben lang treu blieben, sind vorbei. Heute wird verglichen, abgewogen und gern auch einmal gewechselt.

Wie jetzt eine repräsentative Umfrage unter Internetnutzern ergab (also etwa drei Viertel der Bevölkerung), nutzt fast jeder Vierte bei der Arztwahl Arztbewertungsportale. Ein Drittel der Befragten schaut sich vorher die Praxis-Website an. Vor allem die weiblichen Patienten informieren sich vorab intensiver über die angebotenen Praxisleistungen und abgegebene Bewertungen. Angesichts der nach wie vor zunehmenden Internetnutzung ist das zumindest ein Grund, immer mal wieder das Thema Praxismarketing daraufhin zu überprüfen, ob auch die Arztsuchenden im Internet Gründe finden, zu Ihnen zu kommen.

Die Gelben Seiten und örtliche Telefonbücher sind noch immer die wichtigsten Quellen bei der Arztsuche. Im Internet nutzen Patienten überwiegend bekannte Medizinportale oder die Online-Versionen von Telekom und Gelben Seiten, um für sich einen passenden Arzt zu finden. Angebote anderer Verzeichnisse sollten Sie meiden bzw. sehr genau prüfen. Denn diese enthalten sehr oft unseriöse Vertragskonditionen und dreiste Fallen im Kleingedruckten. So kann ein Eintrag in einem nutzlosen Verzeichnis schnell mit tausend Euro pro Jahr zu Buche schlagen.

Das Werbeverbot für Ärzte gilt nicht für die Größe des Praxisschildes. Solange dieses nur sachliche Informationen enthält, kann es so groß sein wie es will. Das hat jetzt das Verwaltungsgericht Berlin anhand eines konkreten Falles entschieden. Der Kollege hatte vor der Praxis ein 1 Meter hohes und 10 Meter langes Schild anbringen lassen. Darauf standen seine Leistungsangebote. Völlig okay, meinten die Richter.

Ein attraktiv gestaltetes Faltblatt mit den wichtigsten Informationen rund um Ihre Praxis kann in vielerlei Hinsicht nützlich sein: Neue Patienten aufmerksam machen, Stamm-Patienten über Ihr gesamtes Leistungsspektrum aufklären und Ihr Team von manchen rein organisatorischen Nachfragen entlasten.

Neben den üblichen Kontaktdaten sollten Sie relevante Besonderheiten anführen wie Art der Terminvergabe, Labortage, Privatsprechstunde etc. Auch die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie günstige Parkmöglichkeiten sollten nicht fehlen. Achten Sie unbedingt auf eine einheitliche Schriftart sowie ansprechende Farben und Bilder. Lassen Sie sich ggf. von einem Grafiker beraten – eine kleine Investition, die sich schnell auszahlt.

Zu einem professionellen Praxismarketing gehört heute auch ein ansprechendes und einheitliches visuelles Erscheinungsbild aller verwendeten Kommunikationsmittel (Homepage, Praxisflyer, Visitenkarten etc.) – das sogenannte Corporate Design. Festgelegte und ästhetisch abgestimmte Farben, Formen und Schriften geben dem Außenauftritt Ihrer Praxis ein unverwechselbares Profil. Die Entwicklung eines dezenten (!) Praxis-Logos ist explizit erlaubt und steigert den Wiedererkennungswert, was in einem zunehmend kompetitiven Markt nicht zu unterschätzen ist. Auch ein stimmiger, seriöser Praxis-Slogan ist möglich und kann das Kernziel Ihrer Praxis auf den Punkt bringen. Auch diese Kurzbotschaft sollte dann übergreifend auf allen Ihren Medien verwendet werden.

Das ist nicht jedermanns Sache, aber wenn Sie gut und ohne Hemmungen vor Publikum sprechen können, dann sind hin und wieder kleinere Vorträge ein ideales Praxis-Marketing. Und zwar gleich in doppelter Weise: Ein Aushang in Ihrer Praxis, dass Sie demnächst über den „Umgang mit Demenz-Kranken“ oder die „optimale Blutzuckerkontrolle“ einen Vortrag halten, erhöht das Vertrauen in Ihre Kompetenz. Und beim Vortrag selbst gewinnen Sie wahrscheinlich neue Patienten hinzu.

Am besten Sie planen solch einen Vortag in einem Lokal oder einem Gemeindehaus und inserieren dafür auch in den regionalen Zeitschriften. Beides ist nicht teuer. Der Vortrag selbst sollte kurz und prägnant sein, am besten nicht länger als 45 Minuten, und vor allem gut laienverständlich. Und unbedingt danach ausreichend Zeit für Fragen nehmen.

Um Ihre Praxis zu bewerben, dürfen Sie sich der üblichen gewerblichen Werbemethoden bedienen. Voraussetzung: Sowohl das Gemeinwohl als auch das Vertrauen in Ihre Integrität dürfen dadurch nicht gefährdet sein. Konkret heißt das: Sie können z.B. Ihre schönen Räume oder technisches Spezialgerät (ohne Markennennung) in Zeitungsanzeigen und auf einer Homepage vorstellen. Sogar Verlosungen von Behandlungen dürfen Sie offerieren, wenn diese Leistungen keine gesundheitlichen Risiken beinhalten. Diese werblichen Freiheiten hat das Bundesverfassungsgericht festgelegt (Az.: 1 BvR 233/10 und 1 BvR 235/10).

Ein Unfall oder eine längere Krankheit führt für niedergelassene Ärzte meistens zu Einnahmeverlusten. Deshalb haben viele Praxisbesitzer eine Krankentagegeldversicherung. Diese gleicht zwar das Netto-Einkommen aus, die laufenden Kosten (Miete, Personal etc.) sind jedoch nicht abgedeckt. Dafür müsste zusätzlich eine Praxisausfallversicherung abgeschlossen werden. Die sichert bei längerer Arbeitsunfähigkeit die Betriebsaufwendungen ab.

Es gibt zwei Möglichkeiten, sich gegen Berufsunfähigkeit (BU) abzusichern. Einerseits bietet das berufsständische Versorgungswerk Schutz, andererseits können Sie sich privat versichern. Private Versicherer bieten meistens schon bei 50-prozentiger Berufsunfähigkeit Leistungen an. Allerdings sind diese häufig mit Gesundheitsprüfungen und Prämienaufschlägen sowie Risikoausschlüssen verbunden. Der BU-Schutz des Versorgungswerks zahlt erst bei 100-prozentiger Berufsunfähigkeit, wobei diese oft schon dann festgestellt wird, wenn der Arzt sein Existenzminimum nicht mehr sichern kann.

Die Welt der Versicherungswirtschaft scheint eigenen Gesetzen zu gehorchen. Das gilt auch für Berufsunfähigkeits-Policen für Ärzte. Bestehen Sie deshalb bei Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung auf eine besondere „Infektionsklausel“. Denn wenn Sie aufgrund einer Infektion ein behördliches Berufsverbot erhalten, ist das für Versicherer in der Regel kein Kriterium, das den Anspruch auf Berufsunfähigkeitsleistungen rechtfertigt. Unglaublich, aber wahr.

Das kann in jeder Praxis passieren: Ein Patient beschädigt ein teures Praxisgerät. Entweder aus Ungeschicklichkeit und körperlicher Schwäche heraus oder aus Fahrlässigkeit. Womit wir beim springenden Punkt sind: Zahlungspflichtig wird der Patient bzw. seine Haftpflichtversicherung dann, wenn er die Sorgfaltspflichten verletzt hat. Bei einem Patienten, der in der Praxis wegen Schwindel umfällt und dabei etwas umwirft, gilt das also nicht. Ansonsten aber meistens schon.

Was dabei wichtig ist: Wenn Sie den Schaden erstattet haben wollen, müssen Sie das direkt von Ihrem Patienten fordern. Also nicht von der Versicherung wie bei Kfz-Schäden. Der Patient muss sich also selbst darum kümmern, dass er sein Geld von der Versicherung erstattet bekommt. Am besten, Sie sprechen das unmittelbar nach dem Vorfall an. Sensibilisieren Sie außerdem auch Ihre Arzthelferinnen für dieses Thema, damit Sie im Fall des Falles nicht alles selbst regeln müssen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Patienten teure Praxisgeräte versehentlich beschädigen, ist bei Leihgeräten wie einem Langzeit-EKG oder Blutdruckmesser naturgemäß besonders hoch. Das Problem an Leihgeräten ist dabei, dass hier im Gegensatz zu Beschädigungen innerhalb der Praxisräume in der Regel die Haftpflichtversicherung des Patienten eine Erstattung verweigert. Es sei denn, es gibt entsprechende Extraklauseln.

Darauf sollten Sie jeden Patienten, der Ihre Praxis mit solch einem Gerät verlässt, zur Sicherheit aufmerksam machen. Am besten sogar ein paar Tage oder Wochen vorher. Denn dann kann der Patient das erstens mit seiner Versicherung klären und ist zweitens sensibilisierter und vorsichtiger im Umgang mit dem Gerät. Im Zweifel kann es nämlich ganz schön nervenaufreibend werden, wenn der Patient das Fallenlassen des Gerätes nicht zugibt und darauf beharrt, es hätte einfach so den Geist aufgegeben.

Sie haben Ihre Praxis wegen Krankheit ein paar Wochen schließen müssen? Und Sie haben eine Praxisausfallversicherung abgeschlossen, die solche Fälle abdeckt? Dann stellt sich die Frage, ob die Versicherungsleistungen zu versteuern sind.

Ja, sagte unlängst ein regionales Finanzamt. Nein, sagte der Bundesfinanzhof, nachdem die Ärztin sich dagegen zur Wehr gesetzt hatte.

Begründung: Eine Krankheit ist etwas „Privates“. Versicherungszahlungen, die einen Praxisausfall kompensieren, sind demnach keine Betriebseinnahmen. Und ergo auch nicht zu versteuern. Wichtig: Sagen Sie im Zweifel auch Ihrem Steuerberater, dass er diese Einnahmen nicht als Praxiseinnahmen führen soll. Das ist nämlich bei Weitem nicht jedem bekannt.

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Betriebsausfall- und einer Betriebsunterbrechungsversicherung? Was ähnlich klingt, sichert zwei unterschiedliche Fälle ab. Eine Ausfallversicherung springt ein, wenn Sie durch Krankheit oder Unfall arbeitsunfähig sind. Auch wenn die Gesundheitsbehörde eine Quarantäne anordnet, sind Sie versichert.

Bei einer Unterbrechungsversicherung steht die vorübergehende Schließung infolge eines Sachschadens im Vordergrund. Sie erhalten dann in der Regel eine Entschädigung, wenn Ihre Praxis durch Vandalismus, Brand und ähnliche Ereignisse so beschädigt ist, dass der Betrieb ausgesetzt werden muss.

Ein Rohrbruch kann für eine Arztpraxis teuer werden. Deshalb kann für diesen Fall eine Praxisinventarversicherung sinnvoll sein, die Wasserschäden absichert. Doch Vorsicht! Lesen Sie sich den Vertragstext genau durch, denn manche Schäden sind nicht versichert. Dazu zählen in der Regel Wasserschäden, die durch Regen entstanden sind. Auch wenn es aufgrund von starkem Regen einen Rückstau von Grundwasser gegeben hat, greift die Versicherung meistens nicht.

Wenn Sie Immobilien besitzen, sollten Sie Ihre Wohngebäudeversicherung daraufhin prüfen, ob Sie auch Gutachterkosten abdeckt. Meist ist das nicht der Fall. Der Zuschlag für die Versicherung von Gutachteraufwänden ist aber gering im Vergleich zu den Kosten, die im Schadensfall ein Gutachter verursacht. Diesen benötigen Sie zum Beispiel, wenn Sie sich mit der Versicherung über die Schadenshöhe uneinig sind. Diese Gutachterkosten sind nicht durch eine Rechtsschutzversicherung gedeckt.

Immer mehr deutsche Ärzte sind zu humanitären Einsätzen im Ausland bereit. Wenn auch Sie dazu gehören, sollten Sie einen Blick auf Ihren Versicherungsschutz werfen. Denn in vielen Fällen greift der Berufshaftpflichtschutz außerhalb Deutschlands nicht, weil er auf Erste-Hilfe-Maßnahmen beschränkt ist. In mehr als einhundert Ländern gilt zudem eine lokale Versicherungspflicht. Dann müssen Sie im betreffenden Land eine Deckung sicherstellen. Informieren Sie sich also vor dem Auslandseinsatz unbedingt bei Ihrem aktuellen Versicherungsanbieter!

Mit 19 Prozent ist die Versicherungssteuer, z.B. auf Ihre Betriebshaftpflicht- oder Kraftfahrtversicherungen, genauso hoch wie die übliche Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer. Dennoch handelt es sich hier um verschiedene Steuerarten. Denn Versicherungsleistungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Das heißt für Sie, dass Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Versicherungssteuer nicht als Vorsteuerabzug geltend machen können. Stattdessen ist der gesamte Versicherungsbeitrag, inklusiv der Versicherungssteuer, als Betriebsausgabe zu verbuchen.

Ob GEMA-Gebühren für die Wiedergabe von Musik in Ihrer Arztpraxis fällig werden, hängt davon ab, ob die Räume öffentlich zugänglich sind oder nicht. Ertönt die Musik am Empfang und/oder im Wartezimmer, handelt es sich nach überwiegender Ansicht der Gerichte um eine öffentliche und damit GEMA-pflichtige Wiedergabe. In normalerweise nicht frei zugänglichen Räumen wie Behandlungszimmern, Sozialräumen, Labors oder Büros besteht dagegen in der Regel keine Gebührenpflicht.

Müssen Sie GEMA-Gebühren zahlen, wenn Sie in Ihrer Praxis Hintergrundmusik abspielen? Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im März 2012 entschieden, dass es sich dabei nicht um eine „öffentliche Wiedergabe“ handelt (Az.: C-135/10). Demnach müssen Sie keine Gebühr berappen. Die GEMA sieht sich jedoch nach wie vor „verpflichtet, hier Lizenzbeiträge zu erheben“.

Empfehlung: Kommen Sie den Forderungen der GEMA nur unter Vorbehalt nach. Dann haben Sie bei endgültiger Klärung der Rechtslage die Möglichkeit, alles zurückzufordern.

Schon GEZahlt? Die allseits beliebte Gebühreneinzugszentrale dankt es Ihnen und langt bei Unternehmen – also auch bei Ihrer Arztpraxis – kräftig hin. Immerhin können Sie sich als Gebührenzahler (Radio in der Praxis) ein Empfangsgerät im betrieblich genutzten Fahrzeug einbauen und dieses ohne weitere Rundfunkgebühr nutzen. Für Gemeinschaftspraxen mit mehreren betrieblich genutzten Fahrzeugen gilt allerdings: Jedes Gerät in jedem Fahrzeug kostet!Übrigens: Die Kontrolleure der GEZ kosten uns nach Angaben der Financial Times Deutschland pro Jahr 164 Mio. Euro …

Wenn Ihre Sprechstundenhilfe gerne Radio hört und dieses von zuhause mitbringt, muss sie sich auch um die GEZ-Gebühr dafür kümmern. So heißt es im Gebührenlexikon der GEZ-Website: „Stellen Mitarbeiter ihre eigenen Rundfunkgeräte am Arbeitsplatz auf, müssen die Mitarbeiter diese Geräte selbst anmelden und Gebühren zahlen. Dies gilt unabhängig von den in der Wohnung zum Empfang bereitgehaltenen Rundfunkgeräten.“