Tipps zur Praxis-Ausstattung

Wenn der Praxis-Computer für Onlinedienste genutzt wird, ist besonderer Schutz notwendig. Um Patientendaten und einen störungsfreien Praxisablauf zu sichern, sollten eine Firewall und ein Virenscanner selbstverständlich sein. Zudem sollten sensible Daten, wie z.B. personalisierte Röntgenbilder, nicht einfach per E-Mail verschickt werden. Hierfür bieten E-Mail-Programme in der Regel Verschlüsselungsverfahren an.

Infos zur Internetsicherheit erhalten Sie unter anderem über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (www.bsi.de).

Der Koffer für unterwegs mit Sicherheit. Vor allem, wenn Sie häufiger solche Einsätze haben. Aber was ist mit dem, den Sie in Ihrer Praxis deponiert haben? Nach den Erfahrungen von Praxismanagement-Beratern kommt es relativ häufig vor, dass solch ein Notfallkoffer nur sehr selten benötigt – und die Überprüfung vergessen wird. Das kann dann im Ernstfall dazu führen, dass einzelne Ampullen veraltet bzw. abgelaufen sind oder sonst etwas nicht mehr in Ordnung ist.Der Tipp: Tragen Sie in Ihren Kalender alle zwei Jahre eine Überprüfung des Notfallkoffers ein. Um wenn Sie gerade dabei sind: am besten auch gleich des Feuerlöschers. Denn dessen Wartung wird auch gern über Jahrzehnte vergessen.

Wenn Arbeitskleidung in der Praxis mit Blut oder Ähnlichem kontaminiert wurde, dürfen weder Sie noch Ihr Personal die Kittel, Hemden oder Hosen zur Wäsche nach Hause nehmen. Das verbietet die Neufassung des Hygienerechts aus dem Jahre 2011. Außerdem ist nach dem neuen Gesetz verpflichtend, dass Sie in Ihrer Praxis einen „Hygieneplan“ vorhalten, der alle Bestimmungen zum Umgang mit den Hygienevorschriften klar regelt und dem gesamten Team bekannt und zugänglich ist.

Egal ob Sie Ihre Praxisräume wechseln oder privat umziehen – die Auswahl eines geeigneten und günstigen Umzugsunternehmens ist oft zeitaufwändig. Sehr effektiv gestaltet sich die Suche über die TÜV-zertifizierte Website www.umzugsauktion.de.

Sie brauchen lediglich einmalig ein Online-Formular zu Ihren Eckdaten und dem Umzugsvolumen auszufüllen – wobei die praktische Raum-für-Raum-Checkliste hier automatisch für größtmögliche Vollständigkeit sorgt. Innerhalb der nächsten 1-2 Tage erhalten Sie dann per E-Mail von mehreren seriösen Umzugsfirmen konkrete Angebote für Ihren Umzug und brauchen sich bei einzelnen Unternehmen nur zu melden, wenn Sie Interesse oder weitere Fragen haben. Und das Beste: Dieser Service ist völlig kostenlos und unverbindlich.

Wenn Sie Ihre Praxis im 2. Stockwerk betreiben, ist das Einbruchsrisiko geringer als bei ebenerdigen Räumen. Wird am Haus wegen Renovierungsarbeiten ein Gerüst befestigt, steigt das Risiko in höher gelegenen Räumen. Darum sollten Sie in diesem Fall Ihren Versicherer über den Gerüstbau informieren. Eine höhere Prämie müssen Sie deshalb nicht befürchten. Sollten Sie jedoch nicht informieren und es kommt zu einem Einbruch, deckt die Hausratsversicherung nur einen Teil des Schadens ab.

Wenn Sie innerhalb Ihres EDV-Systems mit Textbausteinen und Vorlagen arbeiten, lassen sich Gutachten erheblich einfacher anfertigen. Das Programm stellt das Schreiben quasi selbst zusammen. Sie müssen den Text nur noch anpassen. Denn der Aufbau von Gutachten ist immer der gleiche. Wenn Sie außerdem vordefinierte Befehlsketten (so genannte Makros) nutzen, erstellt die Software das Gutachten sogar über einen einzelnen Tastenbefehl.

Eine Mitarbeiterin konnte im hektischen Tagesablauf des Montags eine bestimmte Arbeit nicht beenden. Da sie am nächsten Tag frei hat, schreibt sie einen Notizzettel für die Kollegin, deren Arbeitswoche erst am Dienstag beginnt. Doch der nächste Tag verläuft nicht ruhiger. Die Notiz wird übersehen und geht dann verloren.

Um solche Schwierigkeiten zu vermeiden, können Sie das EDV-System nutzen. Bietet die Praxissoftware von sich aus keinen brauchbaren „Übergabezettel“ an, erfinden Sie einfach einen fiktiven Patienten namens „Wichtig!“. In dessen Akte werden die noch zu leistenden Arbeiten eingetragen. Schauen alle Mitarbeiterinnen bei Dienstbeginn in diese Akte, geht keine Notiz mehr verloren.

Im Mittelpunkt der ärztlichen Praxis steht der Patient. Er bekommt von Ihrem Zeitbudget den größten Teil. Den Rest frisst meistens die bürokratische Verwaltung und Abrechnung. Da bleibt für die Überprüfung der Praxisgeräte nur wenig Zeit. Doch EKG-Geräte, Blutdruckmesser und anderes medizinisches Praxisinventar muss regelmäßig überprüft, gewartet und eventuell geeicht werden. Andernfalls drohen Strafen oder gar Behandlungsfehler.

Machen Sie den Geräte-Check zu einem fest eingeplanten Termin, dann wirken die Überprüfungen nicht so störend („…immer zum falschen Zeitpunkt!“) im Praxisalltag.

Als gäbe es im Praxisalltag nicht schon genug zu dokumentieren: Auch die Wartung elektrischer Geräte muss belegt werden. Und damit ist nicht nur das EKG oder das Blutdruckmessgerät gemeint. Auch die elektronische Überprüfung von Computern und Kaffeemaschinen wird gefordert: Staubsauger jährlich; Drucker, Telefon etc. alle zwei Jahre; die Waschmaschine nach vier Jahren. Legen Sie am besten ein „Medizinproduktebuch“ an, in dem Sie alle Wartungen dokumentieren. Das erspart Ihnen im Schadensfall viel Ärger und Geld.

Ob nun neue Stühle und eine Kaffeemaschine fürs Wartezimmer oder ein Dermatoskop für den Behandlungsraum: Immer mehr Ärzte kaufen solche Praxisbedarf-Artikel via Internet. Die Befürchtung, dass man bei dieser Online-Schnäppchen-Jagd mal einen schlechten Artikel erwischt und ihn dann nicht mehr zurückgeben kann, wurde jetzt vom Bundesgerichtshof unmissverständlich aus dem Weg geräumt. Sie haben auch bei Einkäufen (von Neuwaren) im Internet grundsätzlich das Recht auf „Anschauen, für ungut befinden und zurückschicken“.

Rund die Hälfte aller Nadelstichverletzungen in der Arztpraxis passieren bei der Entsorgung. Also beim Einwurf von Nadeln und Spritzen in die Abwurfbehälter oder beim Aufsetzen der Plastikkappen auf die gebrauchte Nadel. Das hat kürzlich eine Untersuchung der Bergischen Universität Wuppertal ergeben. Es lohnt sich also, sein Praxisteam ruhig öfter daran zu erinnern, dass beim hektischen Aufräumen des Behandlungsraums Gefahr lauert. Und das Aufsetzen der Plastikkappen auf gebrauchte Nadeln sollten Sie untersagen. Denn instinktiv glauben viele Arzthelferinnen, dass sie gerade dadurch die Verletzungsgefahr senken.

Impfstoffe und andere Arzneimittel müssen kühl gelagert werden. Und der Kühlschrank sollte regelmäßig auf seine Funktionstüchtigkeit überprüft werden. Das gehört zum Grundwissen eines gewissenhaften Praxisteams. Doch wer weiß schon mit Sicherheit, ob es nicht zwischenzeitlich – zum Beispiel nachts – einen Stromausfall gegeben hat, der zur Unterbrechung der Kühlkette führte? Um diese Unsicherheit zu beheben, empfiehlt sich ein Minimum-Maximum-Thermometer, das auch einen vorübergehenden unbemerkten Temperaturanstieg dokumentiert.

Alle Impfstoffe sollten im Kühlschrank bei 2 bis 8° Celsius gelagert werden. Das Kühlgerät muss regelmäßig unter Zuhilfenahme eines Minimum-Maximum-Thermometers kontrolliert werden. Impfstoff gehören nicht ins Kühlfach (zu kalt) und nicht in die Tür (zu warm). Auch sollten sie nicht zu dicht aneinander oder zwischen Kühlaggregaten liegen.

Achten Sie darauf, dass die Verpackungen nicht an der Hinterwand festfrieren. Andernfalls drohen mangelnde Wirksamkeit und schlechte lokale Verträglichkeit der Impfstoffe.